TOP5%精英的時間管理秘訣 越川慎司 9787573911544 【台灣高等教育出版社】

內容簡介
你是否總是忙到深夜還完不成工作？是否總是被工作追著跑？這不是因為你能力低下，也並非因為缺乏幹勁，而是沒有找到合適的工作方法！本書總結出的TOP5%精英的時間管理秘訣，能夠幫助你提升工作效率、擺脫「加班的泥沼」。
《TOP5％精英的時間管理秘訣》的作者帶領成熟團隊，運用AI技術，對數千名在公司人事評價中排名前5％的精英進行多角度的觀察與分析，並通過與普通員工進行對比，得出了普通員工的5個時間管理誤區、TOP5%精英的12個時間管理技巧，以及幫助普通員工成為TOP5%精英的3個「微型開關」。
本書中總結出的時間管理秘訣具有超強的普適性，從細微處著手，幫助你無痛告別無效拖延、提升效率、實現自我成長！

作者簡介
越川慎司
日本職場領域新晉效能規劃大師，日本Cross River公司創始人、董事長。
曾就職于微軟公司，擔任業務執行負責人。
2017年創立Cross River公司，為松下、索尼、日立等800多家日本企業提供業務改革諮詢服務，定期舉辦職場管理技能類講座。在日本掀起時間管理及工作方法改革熱潮。

目錄
前 言 AI告訴你，如何走出加班泥沼
第 1 章 為什麼 24 小時只在彈指一揮間
94% 的普通員工感覺「時間不夠用」
74% 的普通員工不認同「工作方式改革=減少加班」
67% 的普通員工感覺「加班多是上司的錯」
53% 的普通員工認為「提高效率比追求效果更重要」
45% 的普通員工相信「努力就會出成果」
第 2 章 只要不錯就去做，普通員工時間管理的5個誤區
誤區 1：沿襲成功的模式就能出成果
誤區 2：縮短工作時長就是高效的表現
誤區 3：將收集信息視為取得成果的關鍵
誤區 4：記住快捷鍵能減少工作時間
誤區 5：以過去的經驗和現有的知識為依據
第 3 章 不為普通員工所知，TOP5% 精英獨特的時間管理技巧
控制午飯的能量攝取
發揮「嘆氣」的積極作用
把低風險低回報當作目標
信息檢索的時間不超過 5 分鐘
設置工作節點，抑制工作亢奮
創造內心餘裕，避免精力浪費
傳遞結論而非信息
將影響力視為工作的重要工具
一天只看兩次待辦任務列表
使用只能盛一兩口水的小紙杯
以目的為導向，緩解工作壓力
用運動來提高專註力
第 4 章 彌合普通員工和 TOP5% 精英差距的「微型開關 ABC」
不做 3 類盲目工作的普通員工
TOP5% 精英的 6 大時間管理特點
採用「微型開關 ABC」做好時間管理
第 5 章 打開你的「微型開關」 ，走出加班泥沼
打開「微型開關 A」，接納過去的低效行為
打開「微型開關 B」，建立提前行動和持續行動的機制
打開「微型開關 C」，專註于能取得成果的工作並堅持下去
第 6 章 從明天開始，你也可以準時下班
通過「大石頭理論」規劃工作
利用「期限效應」培養超強自制力
降低「雜訊」提高專註力
巧妙藉助工具，提高工作效率
活用倍速播放功能「輸入知識」
確保卓有成效地「輸出信息」
第 7 章 帶領你的團隊，用最短的時間做出成果
發揮最強影響力，構建自主型團隊
善用溝通技巧，避免產生誤解
建立激勵機制，確保項目順利推進
后 記 通過微小改變，開啟輕鬆工作的旅程

精彩書摘
彌合普通員工和 TOP5% 精英差距的「微型開關 ABC」
不做 3 類盲目工作的普通員工
在對約 2 萬名職場人士進行調查並對調查結果進行 AI 數據分析后，我們查明了普通員工工作不出成果的原因，並總結出了以下 3 類工作認真卻得不到好評的普通員工。
第一類：啟動遲緩型（見圖 4-1）。
工作啟動遲緩，到最後關頭才意識到工作無法按時完成。
遇到困難后才向周圍人求助，常會給別人增添麻煩。
雖然在周圍人的幫助下趕上了最後期限，但此時自己已精疲力竭，這又會導致下一項工作的啟動被延遲。
第二類：過度謹慎型（見圖 4-2）。
在工作時，查證過於細緻。如果工作中途遇到問題，還會繼續查證。
反覆確認、修正信息，工作停滯不前。
一邊煩惱一邊工作，致使處理工作的速度下降。
為了趕上最後期限，對最後環節把關不到位，導致工作質量參差不齊。
第三類：虎頭蛇尾型（見圖 4-3）。
在情緒高漲時，快速啟動工作。
隨著工作的推進，士氣會更加高漲，進而促進工作的推進。
中途體力和精力耗盡需要休息，而體力和精力的恢復耗費時間，致使工作進度變慢。
以緩慢的速度繼續工作，最終沒能在最後期限前完成工作。
TOP5% 精英還往往具備以下 6 個特點。
1 從接受工作到啟動工作的速度很快。
2 讓自己的工作目標和對方（領導或顧客等）的需求保持一致。
3 從目標倒推，確定最低限度的必要流程。
4 將流程中的工作進行細分。
5 不進行長時間的連續工作，會積極休息。
6 略提前完工，快速啟動下一項工作。
在探究如何做到這 6 點時，我們發現了觸發行為的 3個動作，後文會對此有詳細描述。接下來，先讓我們看看這 6 大行為特點的具體內容。
TOP5% 精英的 6 大時間管理特點
TOP5% 精英的前 4 個特點均與工作前的準備有關，后 2 個特點則與工作的過程有關。
特點 1：從接受工作到啟動工作的速度很快。TOP5%精英的工作的啟動速度很快，他們會在接受工作后立刻開工。
特點 2：讓自己的工作目標和對方（領導、顧客等）的需求保持一致。TOP5% 精英啟動工作的速度雖然很快，但他們不會貿然動手，而是會先向對方明確自己需要達成的目標。因為 TOP5% 精英認為，如果自己與對方在工作目標上存在分歧，就需要另花時間修正工作，從而得不到好評。舉個例子，如果對方想要的成果是一張設計圖紙，那麼 TOP5% 精英就會先向對方詢問圖紙的具體細節，等到確認后，再開始設計。
特點 3：從目標倒推，確定最低限度的必要流程。在與對方核對過自己需要達成的目標后，TOP5% 精英會從工作的截止期限倒推，確定最低限度的必要流程。他們會依據剩餘時間制訂工作計劃。
特點 4：將流程中的工作進行細分。在明確工作流程后，他們會將工作分成若干部分（細分化），以便自己能夠利用碎片時間進行處理。
特點 5：不進行長時間的連續工作，會積極休息。在明確了目標和流程之後，TOP5% 精英便會開始專註地工作，在短時間內高質量地完成任務。而且，為了保持專註，他們還會排除一切干擾因素，力求在既不焦慮又不煩躁的狀態下延長專註時間。另外，為了能夠長時間集中精力，TOP5% 精英會比普通員工更頻繁地休息。
特點 6：略提前完工，快速啟動下一項工作。TOP5%精英不會趕著最後期限完工，而是會在最後期限到來之前給自己預留出少許檢查時間，防止工作出現紕漏。如果在期限來臨前耗盡了自己的體力和專註力，就會影響下一項工作的快速啟動。
TOP5% 精英常有多項任務在身，但他們不會選擇同時進行，而會一項一項地完成。這種方法乍看起來效率不高，但並非如此，因為他們在完成一項工作后切換的速度極快。正是這種切換速度讓 TOP5% 精英始終能在截止期限到來前遊刃有餘地完成工作。
採用「微型開關 ABC」做好時間管理
普通員工要如何學習 TOP5% 精英的 6 大特點呢？我們的調查實驗結果表明，只要採取 3 個動作，哪怕不是 TOP5% 精英也能縮短工作時間。這 3 個動作包括工作開始前的兩個動作（見圖 4-5 中的 A 和 B）和工作過程中的一個動作（見圖 4-5 中的 C）。這些動作都很容易做到。
實踐 TOP5% 精英工作推進模式的動作開關有 3個，我取這 3 個動作的英文詞首字母，將這 3 個動作命名為「微型開關 ABC」。「微型開關 ABC」應該這樣按：
我們讓 21 659 名普通員工以按「微型開關」的方式踐行了這 3 個動作后，有 89% 的人表示工作時間確實縮短了。
其實，TOP5% 精英在工作前也不知道能否產生成果。但他們表示，不假思索地憑藉慣性工作，會無法分辨哪些工作能夠帶來成果。「微型開關 ABC」中的分辨訣竅才是縮短工作時間的關鍵。
「微型開關 A」：接納過去的低效行為
「微型開關 A」的內容是認真地接納過去，改正問題，然後肯定現在的自己。
在 TOP5% 精英中，有 62% 的人都經歷過加班。在 40 歲以上的 TOP5% 精英中，78% 的人還有通宵工作的經歷。這是一種重視努力而忽視質量的工作方式。如果一個人在當今社會還繼續採用這種工作方式，會無法取得成果。
TOP5% 精英會在接納過去低效的工作方式后重新學習，並將學習成果運用到現在的工作方式中。這其中存在以下兩個要點：
1 接納自己過去的低效行為。
2 從過去的低效行為中尋找可以改善的地方。
這兩個要點看起來簡單，但接納自己曾經的工作方式是低效的這個事實，會讓人感到痛苦。
另外，即便你能夠面對過去，否定自己的過去也會讓你陷入自我厭惡，讓你無法著手工作，從而影響你啟動工作的速度。如果缺乏自信，你還會反覆修正工作，導致處理工作的速度變慢。為了避免這種情況，我建議大家進行「每周 15 分鐘的內省」。
TOP5% 精英都有內省的習慣，他們會在分析過去工作得失的基礎上分辨必須做的工作。舉個例子，倘若你精心製作的資料並沒有帶來相應的成果，那就無須再這麼做了。另外，如果 TOP5% 精英遇到在規定期限內無法完成的工作，為了避免讓委託工作的人感到不快，他們會巧妙地拒絕。他們就這樣利用過去的工作經驗分辨哪些工作不需要做。
倘若一個人每天被工作「追」著跑，就很難有時間審視自己過去的工作問題，也很難保持內心的從容。請大家嘗試養成定期內省的習慣、接納自己的過去、改正問題、肯定現在的自己吧。
「微型開關 B」：建立提前行動和持續行動的機制
如果你已經能夠按下「微型開關 A」，接下來就該著手解決工作中的具體問題了。
TOP5% 精英會在「微型開關 B」中建立一種機制，以便自己提前啟動工作。他們無法時刻保持精力充足，所以不論自己狀況如何，他們都會想方設法保持穩定的工作狀態。舉例來說，他們會設法讓大腦分泌有助於提高工作積極性的激素多巴胺，或定期運動，保持良好體格。
但是，即便做到這些，他們還是不放心，所以會建立一種簡單可行的機制。這種機制能幫助他們在工作積極性不高、身體不適時開展工作。這就是工作前的慣例。
TOP5% 精英會在工作開始前依照慣例做一個簡單的儀式性動作。他們彷彿在對自己暗示：只要完成了這些儀式性動作，就能立馬開始工作。我們通過整理 TOP5%精英的訪談視頻和行動記錄視頻，發現他們一般會將以下行動作為慣例：
在給家中菜園裡的花澆完水后就開始居家辦公。
在家裡一邊聞著咖啡豆的香味一邊沖完咖啡，隨後就開始辦公。
在公司附近的咖啡廳先喝一杯紅茶再上班。
到公司后先把桌子收拾乾淨再打開電腦。
在面對自己不擅長的工作時，先說一句「總會有辦法的」再開始動手。
TOP5% 精英的這些慣例與美國職業棒球大聯盟的前選手鈴木一郎的做法極為相似。鈴木一郎為了提高擊球率，會在擊球前做一連串的儀式性動作。
TOP5% 精英身上最珍貴的不是他們獲得的榮譽，而是在任何環境中都能夠持續出成果的品質。為此，他們會為保證工作成果的質量而苦下功夫。這樣做的結果就是他們將達成目標所需的行動量提升到 110% 甚至120%。
為了多在工作中活動身體，TOP5% 精英建立了相應的慣例機制。這樣的方法同樣適用於其他員工。我們對 3 871 名普通員工進行了為期 4 周的行動實驗，讓他們自行選擇工作開始前的慣例動作，並在做完慣例動作后立刻開始工作。
結果，68% 的實驗參与者告訴我們，他們啟動工作的速度比以前快了。如果把觸發工作的慣例變成一種習慣或機制，就能更快進入工作狀態。
「微型開關 C」：集中精神持續工作
TOP5% 精英認為，專註是達成目標的必要因素，所以他們會在完成重要任務時格外專註。
但是，人的時間、專註力和精力畢竟有限。TOP5%精英為了在工作中持續利用這些有限的資源，會把「控制情緒」和「活用快捷方式」兩個方法貫徹到底。
以下兩項就是「微型開關 C」的關鍵：
1 控制情緒。
2 活用快捷方式（熟練使用 IT 工具）。
如果說「